Проект "Интранет-Коммуникатор"
Описание и примеры решений
Это мой собственный продукт, мы его разработали и внедрили в несколько в компаний вместе с коллегой Натальей Швецовой.
Изучив организационные и технические сложности в компаниях, мы увидели, что сейчас будет очень востребованным простое средство, которое могло бы наглядно представить сотрудникам целостную информацию о компании и ее работе. Мы разработали набор таких решений и часть из них реализовали в системе Интранет-коммуникатор. Внедрили ее в несколько компаний, изучали как проходит внедрение, как меняется работа организации при использовании такой системы и на основе этого определили какие следующие решения могут значительно оптимизировать работу компании. Часть из них мы внедрили в свой продукт, но чтобы пользователи и разработчики получили наибольшую отдачу от такой системы, ее необходимо объединить со многими другими средствами и реализовывать в масштабах Google или Microsoft.
Исследование
Мы использовали результаты всех исследований, которые проводили в компаниях (например, проекты в Экстра-М и ЭКСМО). В Москве я вел три международные конференции по интранетам, во время и после которых мы обсуждали с участниками и докладчиками ситуацию и проблемы в компаниях. Разработку мы вели на основе человеко-центрированного подхода, а чтобы учесть все нюансы, мы перевели на русский язык стандарт по человеко-центрированному проектированию ISO 13407 и стандарт по оценке качества программных продуктов CIF. Опишу некоторые из интересных моментов, которые легли в основу нашего интранета:
- Большинство проблем в компании имеют
комплексную причину, они не возникают только из-за
организационных, культурных, социальных или технических причин.
Однако в компаниях одни специалисты занимаются менеджментом, другие технологиями,
третьи решают проблемы взаимодействия людей и коммуникации между
ними часто неэффективные. Поэтому как правило каждый отдел
по-своему видит причины проблем компании и решения разных
отделов несогласованны –
менеджеры пытаются все решить организационными изменениями,
инженеры – автоматизацией, HR – налаживанием личных отношений
или внутренним распорядком, отдел контроля и безопасности –
жесткими правилами. В результате возникают неэффективные и
несогласованные решения, например, карательные меры или уговоры там, где помогла
бы удобная компьютерная система или наоборот, внедрение системы там, где лучше
было бы наладить личные контакты.
Создавая интранет мы исходили из описанной ситуации и искали решения, которые могли бы ее улучшить. В результате родилось комплексное решение – интранет портал, и комплекс учебных курсов (обучение по взаимосвязи технических и организационных мер, по составлению деловых текстов для интранета, по фотографированию и др). - Разработку мы вели на основе человеко-центрированного подхода. Весь персонал компании мы разделили на группы: новички/ветераны, руководители/сотрудники, работники одного/разных отделов и т.п. Затем мы проанализировали потребности и проблемы, которые есть у каждой группы - изучили запросы, с которыми представители этих групп обращаются в различные отделы. Однако ко многим проблемам люди привыкают и не пытаются их решить - чтобы выявить их и скрытые требования мы изучили их деятельность. Проанализировали типичные проблемы, которые возникают при использовании технических систем и коммуникативные сложности связанны с организационными причинами. А затем для каждой из групп сотрудников, разработали решение, которое было бы наиболее эффективным в реальных рабочих условиях. Затем на основе прототипа мы оценили будет ли это решение эффективнее существующего. Например, мы с секундомером засекли время, которое требуется, чтобы найти внутренний телефон человека в бумажном справочнике, содержащим 500 имен сотрудников. Если человек знаком с компанией, поиск занимает в среднем 8 секунд. Мы добились того, чтобы в интранете он мог найти контакты за 6 секунд. Многие характеристики оценить количественно сложно, их мы оценивали по косвенным показателям.
- Чтобы ускорить и упростить восприятие
информации, важно было наглядно ее представить. Для этого, мы
отобрали только ту информацию, которая нужна
была выявленным группам для выполнения конкретных задач. Проработали композицию интерфейса:
какая информация является основной, какая подчиненной, как группируются объекты,
как воспринимаются цвета, ритм, масштабы объектов и пр.
Например, на
основе этой работы, мы отказались от блочного представления
информации, которая сейчас используется всеми производителями интранет-порталов. Задача интранета показать взаимосвязь
информации, а при блочном представлении информация
воспринимается раздельной. Кроме того, границы блоков несут дополнительную
информацию, которая не является важной для пользователя, т.е.
создают
визуальный шум. Такое стандартное блочное представление удобнее
для разработчиков и редакторов сайта, но не эффективно для
пользователей.